Fattura elettronica: cos’è, come funziona, chi è obbligato e quali vantaggi offre. Guida pratica aggiornata al 2024 per professionisti e aziende.
Parliamoci chiaro: la fattura elettronica non è stata accolta con entusiasmo da tutti. Qualcuno l’ha vista come l’ennesimo balzello burocratico, altri come una complicazione inutile. Eppure, a distanza di anni, è diventata parte integrante del tessuto amministrativo italiano. E ha funzionato. Non sempre benissimo, non senza intoppi, ma ha funzionato.
Si tratta del primo vero tentativo di digitalizzare la macchina fiscale del Paese, con tutto ciò che questo comporta: meno carta, più controlli, dati tracciabili, meno margini per l’evasione. Dal fornitore al cliente, dall’emissione alla conservazione, l’intero ciclo di fatturazione è cambiato.
Nei prossimi paragrafi vedremo come funziona davvero questo strumento, chi è obbligato a usarlo e quali benefici — economici, fiscali, gestionali — porta con sé. Senza retorica, solo fatti.
Cos’è davvero la fattura elettronica
Prima cosa: va chiarito cosa non è una fattura elettronica. Non è un file Word salvato in PDF e spedito via email. Non è una scansione. Non è nemmeno una fattura scritta al computer e inviata tramite PEC. Quella rimane, a tutti gli effetti, una fattura cartacea. Inutilizzabile dal primo gennaio 2024.
La fattura elettronica è un documento fiscale nato digitale, redatto in formato XML e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei, la società informatica del Ministero dell’Economia. È questo sistema a garantire l’autenticità del mittente, l’integrità del contenuto e la leggibilità del messaggio.
Il Decreto Legislativo n. 52 del 2004 ha stabilito le regole del gioco. Una fattura elettronica deve rispettare requisiti precisi:
- I dati inseriti non possono essere modificati
- Deve riportare data e ora di creazione
- Va redatta obbligatoriamente in formato XML
- Deve essere trasmessa con il codice identificativo del professionista o dell’azienda attraverso i canali ufficiali
Niente scappatoie, insomma.
I requisiti obbligatori: cosa non può mancare
Perché una fattura elettronica venga accettata dal sistema, non basta rispettare i parametri tecnici. Serve anche che contenga tutti i dati fiscali obbligatori. Se manca anche solo un elemento, il Sistema di Interscambio la rigetta. Senza appello.
Ecco l’elenco completo:
- Data di emissione
- Numero univoco progressivo
- Dati di chi emette la fattura, compreso il numero di partita IVA
- Dati dell’intestatario, compreso il numero di partita IVA
- Descrizione, quantità e prezzi dei prodotti o servizi ceduti
- Data di pagamento
- Aliquota IVA e imponibile
Non è possibile barare. Il sistema controlla tutto. E se qualcosa non torna, la fattura viene respinta.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il cuore pulsante della fattura elettronica si chiama Sistema di Interscambio, abbreviato in SdI. È lui a ricevere, verificare e instradare le fatture digitali verso i destinatari corretti, identificati tramite un codice univoco chiamato “codice destinatario”.
Il suo compito non è solo fare da postino. Lo SdI controlla che ogni fattura rispetti i requisiti tecnici e fiscali previsti dalla legge. Verifica i dati, valida il formato, garantisce che tutto sia in regola. Solo dopo aver superato questi controlli, la fattura viene recapitata al destinatario.
In pratica, è un filtro. Un guardiano digitale che impedisce l’invio di documenti errati o incompleti. Questo sistema, per quanto possa sembrare farraginoso, ha reso tutto più tracciabile e, va detto, più trasparente.
A cosa serve (davvero) la fattura elettronica
La fattura elettronica ha sostituito definitivamente lo scambio di fatture cartacee tra aziende, professionisti, pubbliche amministrazioni e privati. Ha reso più semplice il tracciamento delle operazioni e la conservazione digitale, che per legge deve essere a norma.
Ma i vantaggi vanno oltre il semplice “meno carta”. C’è una semplificazione reale del processo di fatturazione, un risparmio di tempo, un archivio sempre accessibile. E poi c’è l’aspetto fiscale: con la fattura elettronica, lo Stato sa esattamente chi ha fatturato cosa e a chi. Il margine di manovra per l’evasione si è drasticamente ridotto.
Non è un caso che molti paesi europei stiano seguendo lo stesso percorso.
Le differenze tra fattura elettronica e fattura cartacea
La differenza fondamentale non sta nel supporto, ma nel processo. Una fattura fatta al computer e stampata (o inviata via email) è pur sempre una fattura cartacea. Una fattura elettronica, invece, è un documento che nasce e vive esclusivamente in formato digitale, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio.
Per essere valida, deve essere:
- Redatta con un computer, smartphone o tablet
- Trasmessa elettronicamente tramite lo SdI
Non esiste via di mezzo. O è elettronica, o non lo è.
Da quando è obbligatoria
L’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto con la legge finanziaria del 2008, ma è diventato operativo solo il 6 giugno 2014. E in modo progressivo: prima solo per le operazioni con la Pubblica Amministrazione centrale, poi con le PA locali dal 2015.
Il vero spartiacque è il 1° gennaio 2019, quando l’obbligo si è esteso ai rapporti tra privati. Ma alcune categorie rimanevano fuori: i titolari di partita IVA in regime forfettario con compensi inferiori ai 25.000 euro, per esempio.
Questa esenzione è caduta definitivamente il 1° gennaio 2024. Da quella data, la fattura elettronica è obbligatoria per tutti i possessori di partita IVA, senza eccezioni. Che tu sia un freelance con fatturato minimo o una multinazionale, le regole sono le stesse.
Chi è obbligato a usarla
La risposta è semplice: tutti. Dal primo gennaio 2024, chiunque abbia una partita IVA deve emettere fatture elettroniche. Non importa il regime fiscale, il fatturato o la professione. Vale per il piccolo artigiano come per la grande impresa.
Non ci sono più zone grigie. L’obbligo è esteso a tutta la platea, senza distinzioni.
Come si emette una fattura elettronica
Emettere una fattura elettronica è più semplice di quanto sembri. Una volta capito il meccanismo, diventa routine. Il Sistema di Interscambio si occupa di tutti i controlli tecnici in modo automatico, quindi non devi preoccuparti di verificare manualmente ogni dettaglio.
Il processo si può riassumere in tre passaggi:
1. Compilazione
Raccogli tutti i dati necessari: informazioni del cliente, importo, descrizione dei servizi o prodotti, aliquota IVA, data di pagamento. Inseriscili nei campi predefiniti del software che utilizzi. Se manca qualcosa, il sistema te lo segnalerà subito.
2. Invio allo SdI
Una volta compilata, invii la fattura al Sistema di Interscambio indicando il codice destinatario del cliente (o la sua PEC). Attenzione a non sbagliare: se il codice è errato, la fattura non arriva a destinazione.
3. Recapito e conservazione
Dopo i controlli tecnici, lo SdI recapita la fattura al cliente nel canale da lui scelto. A questo punto, sia tu che il cliente dovete conservarla in formato digitale. Non va stampata. Non serve. La conservazione digitale è obbligatoria per legge.
Per semplificare tutto, è consigliabile usare un software dedicato: ce ne sono di tutti i tipi, da installare sul PC o da usare online. Scegli quello più adatto alle tue esigenze e dimenticati della carta.
I vantaggi concreti della fatturazione elettronica
Oltre alla digitalizzazione, la fattura elettronica porta benefici pratici e fiscali che vale la pena conoscere.
Vantaggi pratici
- Meno carta: addio a stampe, buste, spedizioni
- Relazioni più efficienti: lo scambio di informazioni tra fornitore e cliente è immediato
- Consultazione facile: tutti i documenti fiscali degli anni passati sono disponibili sulla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate, sempre accessibili
Vantaggi fiscali
- Contabilità semplificata: non è più obbligatorio tenere i registri IVA
- Accertamenti più brevi: i tempi di accertamento fiscale si riducono di due anni
- Calcolo rapido delle imposte: è più semplice determinare l’importo delle imposte da versare trimestralmente
Le novità del 2024
Il 2024 ha segnato un punto di svolta: l’obbligo di fattura elettronica si è esteso a tutti i professionisti e commercianti in regime forfettario, indipendentemente dal fatturato.
Fino al 31 dicembre 2023, l’obbligo riguardava solo chi aveva superato i 25.000 euro di compensi nell’anno precedente. Ora non ci sono più distinzioni.
Le scadenze sono precise: la fattura elettronica deve essere trasmessa entro 12 giorni dall’operazione (15 giorni per le fatture differite). Chi non rispetta i termini rischia sanzioni salate: dal 5% al 10% dell’imposta dovuta, con un minimo di 500 euro per le operazioni imponibili. Se la violazione non incide sulla determinazione del reddito, le sanzioni vanno da 250 a 2.500 euro.
Insomma, meglio non scherzare.
Domande frequenti (FAQ)
Posso ancora usare la fattura cartacea in qualche caso?
No. Dal primo gennaio 2024, tutti i titolari di partita IVA devono emettere esclusivamente fatture elettroniche. Non esistono più eccezioni legate al regime fiscale o al fatturato. La fattura cartacea non è più valida ai fini fiscali.
Cosa succede se il Sistema di Interscambio rigetta la mia fattura?
Se lo SdI rigetta una fattura, significa che manca qualche dato obbligatorio oppure c’è un errore nei campi compilati. Riceverai una notifica di scarto con l’indicazione del problema. Dovrai correggere l’errore e inviare nuovamente la fattura. È importante farlo entro i termini previsti per evitare sanzioni.
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